Jak w czterech krokach zmienić biuro rachunkowe z Łodzi?

Gdy Jola zaczynała działalność jako fryzjerka, swą księgowość przerzuciła na biuro rachunkowe z Łodzi. Wtedy jeszcze pracowała sama, a osiedle, gdzie otworzyła salon, było w budowie.

Minęły kolejne lata i małe osiedle się rozrosło, przybyły tysiące mieszkańców, którzy walili drzwiami i oknami, a Jola pracowała od wczesnego rana do późnej nocy. Dlatego musiała wynająć dodatkowe pomieszczenia i zatrudnić pracowników.

 

Pewnego dnia, strzygąc klienta, Jola odebrała telefon od swojej księgowej.

— Pani Jolu, mam dla pani złą wiadomość… Z racji tego, że zatrudnia pani nowych pracowników, nie mogę dalej obsługiwać pani firmy, bo samodzielnie prowadzę swoje biuro księgowe. Jeśli więc nie chce pani, żeby w dokumentacji pojawiły się błędy, proszę wypowiedzieć umowę o świadczenie usług księgowych…

W telefonie odezwał się dźwięk przerwanego połączenia, a Jola upuściła telefon i nożyczki…

Czy Joli udało się znaleźć w ciągu dwóch miesięcy świetne biuro księgowe? O tym za chwilę. Najpierw odpowiedzmy sobie na pytanie, jak w czterech krokach zmienić księgową…

 

Krok pierwszy: wypowiedzenie umowy o świadczenie usług księgowych z biurem rachunkowym z Łodzi

 

W kroku pierwszym odpowiemy sobie na pytanie, kiedy, jak i dlaczego warto zmienić księgową z Łodzi.

Jak skutecznie wypowiedzieć umowę obecnej księgowej, aby potem tego nie żałować?

• Po pierwsze zastanówmy się, dlaczego chcemy zmienić księgową. Oto przykładowe powody do zmiany biura: nierzetelne prowadzenie księgowości, wąski zakres świadczonych usług, niewłaściwe raportowanie do ZUS-u, niereprezentowanie firmy przed urzędem skarbowym bądź ZUS-em, brak merytorycznych porad czy słaba komunikacja (księgowa nie odbiera telefonu, nie odpisuje na e-maile).
• Po drugie wybierzmy właściwy moment na zmianę księgowej. Chociaż najlepiej jest zmienić biuro księgowe po zakończeniu roku obrotowego, to tak naprawdę każdy okres jest na to dobry. Pomimo to warto wziąć pod uwagę kilka kwestii z tym związanych… Zmiany warto dokonać po zamknięciu danego okresu rozliczeniowego. Należy przy tym uwzględnić okres wypowiedzenia umowy z poprzednią księgową. Zanim zmienimy biuro księgowe, warto skontaktować się z nową księgową, aby przekazać jej niezbędne informacje i ustalić plan działania.
• Po trzecie należy wypowiedzieć umowę o świadczenie usług przez poprzednie biuro księgowe. Warto mieć to na uwadze, że zazwyczaj takie umowy mają długi okres wypowiedzenia. Jeśli wynosi on dwa miesiące, jak w przypadku historii z pierwszego akapitu, to składając wypowiedzenie z dniem 16 czerwca, musimy liczyć się z tym, że rozwiązanie umowy nastąpi dopiero ostatniego dnia sierpnia. To wypowiedzenie sporządzamy samodzielnie w dwóch jednakowo brzmiących egzemplarzach, a następnie uzyskujemy podpis księgowej. W okresie wypowiedzenia zyskujemy czas na znalezienie nowego biura oraz dogranie wszelkich formalności.

 

Krok drugi: podpisanie umowy z nowym biurem rachunkowym z Łodzi

 

W kroku drugim przechodzimy do podpisania umowy z nową księgową. Zanim to jednak zrobimy, warto wybrać świetną księgową z Łodzi, aby się z nią spotkać i uzyskać odpowiedzi na kluczowe pytania przed zawarciem umowy. Następnie trzeba zadbać, aby nasze ustalenia znalazły odzwierciedlenie w treści umowy. O tym, jak wybrać świetne biuro księgowe, pisaliśmy już w artykule na naszym blogu. 

Czego dotyczą pytania, na które musimy uzyskać odpowiedzi od nowej księgowej?

• Musimy się dowiedzieć, w jaki sposób i kiedy księgowa poinformuje nas o wysokości podatków i terminach ich zapłaty.
• Powinniśmy się dowiedzieć, ile dokumentów będzie księgowanych przez biuro w cenie usługi oraz ile kosztuje zaksięgowanie dodatkowych faktur.
• Usługi. Warto zapytać, jakie dodatkowe usługi świadczy nowe biuro (np. obsługę kadrowo-płacową czy wystawianie faktur) oraz jaki jest ich cennik.
• Trzeba także ustalić, w jakiej formie (telefon, e-mail czy bezpośrednio w biurze) oraz w których dniach i godzinach (w czasie urzędowania biura czy może po godzinach) będzie możliwy kontakt z księgową.
• Należy ustalić, czy biuro księgowe będzie nas reprezentować przez urzędem skarbowym oraz ZUS-em.
• Warto umówić się, że księgowy będzie składał za nas deklaracje podatkowe.
• Trzeba zdecydować, w jaki sposób i kiedy musimy dostarczyć do biura dokumenty księgowe, takie jak rachunki czy faktury sprzedażowe i kosztowe, oraz co się stanie, jeśli ich nie dostarczymy (czy będą kary umowne?).

 

Krok trzeci: aktualizacja wpisu w CEIDG

 

W trzecim kroku dokonamy zmiany w CEIDG, gdzie są zawarte informacje o miejscu przechowywania dokumentacji księgowej oraz o podmiocie odpowiedzialnym za prowadzenie księgowości. Jeśli dobrze zagadamy z nową księgową, zmiany tej, za pomocą formularza CEIDG-1, dokona za nas nowe biuro księgowe na mocy pełnomocnictwa.

Jak dokonać zmiany księgowej za pomocą formularza CEIDG-1?

• Po pierwsze w punkcie 01 musimy wpisać datę rozpoczęcia współpracy z nowym biurem księgowym.
• Po drugie w punkcie 21 musimy wpisać nazwę i NIP biura księgowego.
• Po trzecie w punkcie 22 musimy wpisać adres przechowywania dokumentacji przez nową księgową.

 

Krok czwarty: odebranie dokumentacji i przekazanie jej do nowego biura rachunkowego z Łodzi

 

W czwartym kroku musimy umówić się z poprzednim biurem na odbiór dokumentacji księgowej. Reprezentująca je księgowa powinna sporządzić protokół odbioru, w którym potwierdzimy, że dokumentacja jest kompletna. Dotyczy to zarówno tych dokumentów, które przekazywaliśmy do biura, jak i dokumentacji sporządzonej przez poprzednią księgową.

Jakie dokumenty odebrać od poprzedniego biura księgowego?

• Wyciągi bankowe.
• Umowy (z pracownikami, zleceniodawcami, zleceniobiorcami, umowy leasingu oraz najmu lokali).
• Deklaracje rozliczeniowe (ZUS).
• Struktury JPK z potwierdzeniem ich wysyłki.
• Deklaracje podatkowe z potwierdzeniem ich wysyłki.
• Ewidencja wyposażenia oraz środków trwałych.
• Rejestry VAT (sprzedaży i zakupów).
• Wydruki z księgi przychodów i rozchodów.
• Karty urlopowe.
• Karty zasiłkowe.
• Listy obecności.
• Sprawozdania finansowe.
• Karty wynagrodzeń pracowników (obejmujące dany rok kalendarzowy oraz ostatnie 12 miesięcy).
• Akta osobowe pracowników.
• Informacje o terminach wypłat wynagrodzeń.
• Potwierdzenia zapłaty należności.
• Inne, niewymienione powyżej dokumenty.

 

Podsumowanie: jak w czterech krokach zmienić biuro rachunkowe z Łodzi?

 

Chcąc odpowiedzieć na powyższe pytanie, powróćmy do historii z pierwszego akapitu.  

Jak Jola w czterech krokach zmieniła księgową?

• W pierwszym kroku wypowiedziała umowę poprzedniej księgowej, gdyż ta — z powodu zatrudnienia nowych pracowników przez Jolę i profilu działalności biura — nie była w stanie ogarnąć jej obsługi kadrowo-płacowej.
• W drugim kroku Jola spotkała się z nową księgową i — doskonale zdając sobie sprawę, że jasne warunki czynią przyjaciół — szczegółowo ustaliła zakres współpracy oraz jej cennik. Zadbała o to, żeby te wszystkie ustalenia znalazły odzwierciedlenie w umowie o świadczenie usług księgowych.
• W trzecim kroku udzieliła księgowej pełnomocnictwa, aby ta dokonała za pomocą formularza CEIDG-1 aktualizacji danych księgowych, takich jak miejsce przechowywania dokumentacji księgowej oraz podmiot obsługujący księgowość firmy.
• W czwartym kroku umówiła się z poprzednią księgową na odbiór dokumentacji, a następnie — po upewnieniu się co do jej kompletności — przekazała ją do nowego biura księgowego z Łodzi.

 

W efekcie Jola nawiązała współpracę z nową księgową, która nie bała się tego wyzwania. I tak biuro rachunkowe „Agnes” z Łodzi zapewniło salonowi fryzjerskiemu zarówno rzetelną obsługę księgową, jak i kadrowo-płacową…