Jak w czterech krokach wybrać dobre biuro rachunkowe w Łodzi?

Anna wpisała w wyszukiwarce Google frazę: „biuro rachunkowe Łódź”, gdyż szukała świetnej księgowej, która ogarnęłaby jej papierologię. Oprócz tego dziewczyna potrzebowała pomocy przy założeniu jednoosobowej działalności gospodarczej. Jednak znalezienie właściwego biura księgowego okazało się trudniejsze niż przypuszczała...

Najpierw przejrzała witryny biur księgowych i doszła do wniosku, że wszystkie obiecują to samo. Następnie sprawdziła w sieci opinie o nich. Tutaj także się zawiodła — oceny również były do siebie podobne, tak że bardzo trudno było na ich podstawie wybrać godne zaufania biuro.

Zagubiona skontaktowała się ze swoim kuzynem Marcinem, który od 15 lat prowadził firmę. Umówiła się z nim na mieście, aby poprosić o poradę. Następnego dnia spotkali się w pizzerni. Najpierw przejrzeli menu i wybrali smaczną pizzę, a następnie Anna przeszła do sedna spotkania.

— Przejrzałam opinie o biurach księgowych i nadal nie wiem, które wybrać… Ani strony internetowe, ani recenzje Google nie przekonały mnie do żadnego z nich…

— Nie dziwię się, że opinie ci nie pomogły — odparł przedsiębiorca. — Obecnie wiele z nich jest pisanych na zamówienie przez profesjonalnych copywriterów, a nie przez klientów danego biura…

— Okej, rozumiem… Wobec tego poleć mi swoją księgową, abym mogła spać spokojnie.

— Nie polecę ci mojej księgowej, ale podam cztery proste kroki, dzięki którym wybierzesz świetne biuro…

— Dlaczego nie chcesz mi podać namiarów na swoje biuro? Wstydzisz się swojej księgowej?

Marcin nic nie odrzekł, tylko się zaśmiał.

Dlaczego przedsiębiorca nie podał namiarów na swoje biuro? O tym za chwilę. Najpierw przejdźmy do omówienia czterech kroków w wyborze dobrego biura księgowego w Łodzi.

Krok pierwszy: sprawdzenie referencji biura rachunkowego z Łodzi

Wiarygodność księgowej możemy zweryfikować na podstawie opinii, które pochodzą z trzech źródeł.

Gdzie znaleźć opinie o biurze księgowym?

W Internecie. Niewątpliwie w sieci najbardziej wiarygodne są recenzje Google. Jeśli firma ma formularz do dodawania tych opinii, to dobry znak, że nie boi się krytyki, bo prowadzi dobrą obsługę firm. Niestety wiele opinii jest pisanych na zamówienie. Cechuje je schematyczność, brak emocji. Zbyt duża liczba ocen także może świadczyć o tym, że zostały one kupione.
Wśród znajomych. Najlepszym źródłem opinii są rekomendacje krewnych i znajomych. Cechują je najwyższa wiarygodność i szczerość. Niestety nie każdy ma ten komfort, że jego bliscy prowadzą firmę i korzystają z usług księgowej.
U obsługiwanych firm. Jeśli nasi znajomi nie korzystają z księgowości dla firm, warto się dowiedzieć, które przedsiębiorstwa obsługuje dane biuro księgowe. Jeśli lista tych firm nie znajduje się na stronie internetowej biura, warto poprosić księgową, aby dała namiary na takie firmy, skontaktować się bezpośrednio z ich szefostwem i zapytać, jak przebiega współpraca.

Krok drugi: sprawdzenie jakości obsługi przez biuro rachunkowe z Łodzi

Ocena jakości obsługi księgowej powinna się zacząć od pierwszego kontaktu z biurem, a zakończyć na bezpośredniej rozmowie z księgową.

Jak więc zweryfikować jakość usług księgowych?

Przez kontakt telefoniczny i e-mailowy. Jeśli już przy pierwszym kontakcie telefonicznym czy e-mailowym spotykamy się z sympatyczną obsługą, księgowa cierpliwie wyjaśnia wszelkie zawiłe zawiłości, a na odpowiedź mailową czy telefon zwrotny nie musimy zbyt długo czekać, to dobry znak, że biuro ma wysokie standardy obsługi klienta.
Podczas spotkań face to face. Najlepszym sposobem weryfikacji jakości obsługi — zaraz po rekomendacjach naszych znajomych — jest bezpośrednie spotkanie z księgową w jej biurze. W czasie takiej rozmowy możemy stwierdzić, czy mamy do czynienia z sympatyczną osobą, która faktycznie przedkłada pomoc i satysfakcję przedsiębiorcy nad swój zysk. Oprócz tego poznamy atmosferę, jaka panuje w biurze, a także pozostały personel i jego podejście do nas.

Krok trzeci: weryfikacja kwalifikacji biura rachunkowego z Łodzi

Obecnie, po deregulacji zawodów, zawód księgowej nie podlega dodatkowym uprawnieniom czy koncesjom, więc każdy, kto nie został ukarany prawomocnym wyrokiem za przestępstwa z dziedziny finansów i rachunkowości oraz wykupił ubezpieczenie OC, może założyć biuro księgowe.

Jak sprawdzić kwalifikacje księgowej?

Ubezpieczenie OC. Warto wiedzieć, że obecnie nie każde biuro jest zobowiązane do posiadania polisy OC. Otóż ten obowiązek ciąży jedynie na tych, które obsługują pełną księgowość. Jeśli więc biuro wykonuje jedynie uproszczoną księgowość lub kadry i płace, nie musi mieć tej polisy. Warto więc się upewnić, czy polisa obejmie usługi księgowe świadczone naszej firmie.
Certyfikat księgowy ministra finansów. Obowiązek jego posiadania wygasł 10 sierpnia 2014 roku za sprawą deregulacji wybranych zawodów. Pomimo to księgowi, którzy go uzyskali, nadal mogą go okazywać celem potwierdzenia swoich kwalifikacji. Oto wykaz księgowych, którzy uzyskali ten certyfikat bądź świadectwo kwalifikacyjne.
CEiDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej). Jeśli biuro księgowe jest tu zarejestrowane, to poznamy historię jego działalności.
KRS (Krajowy Rejestr Sądowy). Jeśli biuro księgowe jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, to — oprócz informacji z poprzedniego podpunktu — uzyskamy także jego wyniki finansowe.

Krok czwarty: określenie zasad współpracy z biurem rachunkowym z Łodzi

Jak się wyraził klasyk: „Clara pacta claros faciunt amicos”, co w tłumaczeniu na polski oznacza: „Jasne układy tworzą dobrych przyjaciół”.

Jak zadbać o dobrą współpracę z księgową?

Należy określić, do którego dnia miesiąca mamy dostarczyć dokumenty do biura oraz co się stanie, gdy nie dotrzymamy tego terminu (np. czy będzie naliczona kara umowna).
Trzeba ustalić, w jaki sposób będą dostarczane przez nas dokumenty do biura — czy będziemy musieli samodzielnie je dostarczyć, czy może pracownik biura odbierze je z siedziby naszej firmy.
Warto ustalić, w jakiej formie, w które dni i w jakich godzinach będzie możliwy kontakt z księgową — czy za pomocą e-maila, telefonicznie, czy w biurze od poniedziałku do piątku w godzinach pracy księgowej.
Należy określić, która księgowa będzie przydzielona do obsługi naszej firmy, a także kto ją zastąpi na wypadek choroby lub urlopu.

Podsumowanie: jak w czterech krokach wybrać dobre biuro rachunkowe z Łodzi

Jak krok po kroku Anna wybrała księgową w Łodzi?

Krok pierwszy: opinie. W pierwszym kroku Anka dowiedziała się, które firmy obsługuje dane biuro księgowe, a następnie skontaktowała się z ich szefami, aby zaczerpnąć informacji o jakości współpracy.
Krok drugi: obsługa. W drugim kroku Anka skontaktowała się z wybranymi biurami (e-mailowo i telefonicznie), a następnie umówiła się na rozmowę z księgowymi w ich biurach, aby lepiej je poznać i zadać niezbędne pytania.
Krok trzeci: kwalifikacje. W trzecim kroku Anka spotkała się z księgową w jej biurze, a następnie zweryfikowała jej kwalifikacje oraz sprawdziła, czy biuro ma polisę OC oraz czy ta polisa obejmie również obsługę księgową jej firmy.
Krok czwarty: zasady. W czwartym kroku Anka określiła z księgową zasady współpracy oraz kwestie, które znajdą się w umowie o świadczenie usług księgowych.

Gdy więc Anna spotkała się ponownie z Marcinem na mieście, miała w kieszeni listę trzech biur księgowych, które wydały jej się najsolidniejsze. Tę listę pokazała Marcinowi, który odrzekł:

— Z tej listy najlepszym biurem jest ostatnie. Wiem, bo sam z niego korzystam…

— Ale dlaczego od razu mi go nie poleciłeś — zapytała wnerwiona Anka — tylko kazałeś samodzielnie szukać i tracić czas? Wstydzisz się swojej księgowej?

— Oczywiście, że się nie wstydzę — odrzekł Marcin i po chwili dodał: — Zrobiłem tak z dwóch przyczyn. Po pierwsze dlatego, że jako przedsiębiorca musisz nauczyć się samodzielności… Po drugie wiedziałem, że i tak odkryjesz solidne biuro rachunkowe „Agnes” z Łodzi, z którego usług korzystam nieprzerwanie od 15 lat…