Jak krok po kroku prowadzić działalność nierejestrowaną? Biuro rachunkowe „Agnes” z Łodzi podpowiada jak uniknąć problemów

W biurze rachunkowym z Łodzi trwała rozmowa. Z jednej strony biurka siedziała księgowa, a z drugiej — młoda Amelia.

— Chciałam założyć jednoosobową działalność gospodarczą i potrzebuję pani pomocy — rzekła dziewczyna.

— Jaki przychód pani przewiduje na początek? — zapytała księgowa.

Dziewczyna się zarumieniła i przez dłuższą chwilę milczała. W końcu odrzekła, nerwowo gestykulując dłońmi:

— Na początek… Hm… No, chyba będę dokładać do interesu…

— To po co chce pani zakładać firmę i płacić ZUS-y? Za dużo ma pani pieniędzy?

— No, nie mam zbyt wiele… A, co mam zrobić?

— To bardzo proste! Za chwilę pani wyjaśnię, jak krok po kroku poprowadzi pani działalność nierejestrową…

Krok 1. Założenie działalności nierejestrowanej. Biuro rachunkowe z Łodzi wyjaśnia, jak prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży

Za namową księgowej, Amelia zrezygnowała z rejestracji firmy w CEIDG. Postanowiła ruszyć z działalnością nieewidencjonowaną, która nie wymagała żadnych zbędnych formalności załatwianych w urzędach. Wystarczyło, że będzie prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży.

Jak Amelia prowadziła uproszczoną ewidencję sprzedaży?

Prowadziła ją rzetelnie, aby uniknąć nieprzyjemności w czasie kontroli z urzędu. Było to o tyle istotne, że gdyby sporządzała ją niedokładnie, albo wcale by jej nie robiła, naraziłaby się na to, że organ podatkowy sam określiłby wartość sprzedaży objętej podatkiem. Oprócz tego ustaliłby od niej należną kwotę podatku, która — w przypadku braku możliwości określenia przedmiotu opodatkowania — wyniosłaby 22%.
Oprócz tego dokładne ewidencjonowanie sprzedaży pozwoliło jej na przestrzeganie progu przychodów, który uprawniał do prowadzenia działalności nierejestrowanej. Przypominamy, że w 2026 roku limit kwartalny wynosi 225% minimalnego wynagrodzenia brutto za pracę, czyli 10 813,50 zł przy minimalnej płacy na poziomie 4 806 zł.
Chociaż dziewczyna mogła prowadzić systematyczny spis danych w formie elektronicznej (przykładowo w Excelu), to wybrała papier. W zeszycie rozrysowała tabelkę, w której notowała sprzedaż za dany dzień. Zapisu dokonywała zawsze po sprzedaniu towaru i przed kolejną sprzedażą w dniu kolejnym.
W tej tabelce znalazły się następujące rubryki: liczba porządkowa, data sprzedaży, wartość sprzedaży, narastająca wartość sprzedaży od początku roku, narastająca wartość sprzedaży od początku kwartału, numer dowodu sprzedaży oraz informacje o rodzaju transakcji.

Krok 2. Wystawianie rachunków, faktur bądź paragonów. Biuro rachunkowe z Łodzi wskazuje, kto jest zwolniony z obowiązku posiadania kasy fiskalnej

Dziewczyna handlowała swoimi towarami przez Internet. Postanowiła, że każdą sprzedaż udokumentuje, aby uniknąć problemów w czasie kontroli organów podatkowych oraz zachować porządek w papierach.

Jakie dokumenty sprzedaży wystawiała Amelia?

Chociaż obowiązek wystawiania rachunków jest na żądanie kupującego, dziewczyna postanowiła zawsze je sporządzać.
Oto elementy, które znalazły się na jej rachunkach: liczba porządkowa, data wystawienia, dane sprzedawcy i nabywcy (podawała tylko imię i nazwisko, bez numeru PESEL oraz adresu zamieszkania), nazwa towaru bądź usługi oraz kwota do zapłaty.
Oprócz tego, że dziewczyna sprzedawała swoje towary, świadczyła także usługi na rzecz pracodawcy na mocy umowy-zlecenia. W ten sposób zadbała także o to, aby szef zgłosił ją do ubezpieczenia zdrowotnego. Dzięki temu mogła korzystać z bezpłatnej opieki lekarskiej, gdyż zleceniodawca zapłacił za nią składkę zdrowotną.
Faktury wystawiała zawsze wtedy, gdy dokonywała transakcji na rzecz przedsiębiorców. W przypadku konsumentów wypisywała je tylko na ich żądanie. Jednocześnie uniknęła fakturowania w KSeF-ie, bo nie przekroczyła miesięcznego limitu 10 000 zł brutto przychodu. Wiedziała, że zwolnienie to obowiązuje tylko do końca 2026 roku, gdyż od 2027 roku będzie bezwzględny obowiązek fakturowania w KSeF-ie.
Skorzystała także ze zwolnienia z VAT-u, bo jej sprzedaż ani w poprzednim, ani w bieżącym roku nie przekroczyła 240 000 zł. Cieszyła się, że sprzedaje towary nieobjęte wyłączeniami, o których mowa w 113 ust. 13 ustawy o podatku od towarów i usług. W przeciwnym razie, od pierwszej transakcji musiałaby być VAT-owcem, co wiązałoby się między innymi z uzyskaniem numeru NIP oraz prowadzeniem rejestru sprzedaży i zakupów.
Jej faktury, które wystawiała w formacie PDF, zawierały następujące dane: datę wystawienia, liczbę porządkową, imiona i nazwiska sprzedawcy oraz nabywcy, rodzaj towaru bądź usługi, ich miarę i ilość bądź zakres wykonanych usług, cenę jednostkową towaru bądź usługi oraz kwotę należności ogółem.
Udało jej się także ominąć obowiązek posiadania kasy fiskalnej. Ogólnie rzecz ujmując, trzeba ją zakupić, jeśli roczne przychody przekroczą 20 000 zł ze sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Jeśli więc zaczęło się działalność nieewidencjonowaną w ciągu roku, to limit ten jest liczony proporcjonalnie do ilości dni, w czasie których była wykonywana działalność, podobnie zresztą jak w przypadku limitu zwolnienia z VAT-u.
Oprócz tego niektóre usługi czy towary są objęte obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej od pierwszej transakcji. Na szczęście Amelia nie świadczyła ich oraz sprzedawała wyłącznie przez Internet, co się wiązało z tym, że wspomniany limit jej nie dotyczył.

Krok 3. Rozliczenie działalności nieewidencjonowanej. Biuro rachunkowe z Łodzi pomaga wypełnić PIT-36 dla działalności nierejestrowej

Prowadząc działalność nierejestrową, Amelia nie musiała odprowadzać miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy. Obowiązywał ją termin od 15 lutego do 30 kwietnia, kiedy miała złożyć PIT-36. W tym terminie musiała także uiścić wyliczony w tym zeznaniu podatek. Wtedy rozliczyła także przychody z umów-zleceń.

Jak Amelia rozliczyła PIT-36 z działalności nierejestrowanej?

W rubryce „działalność nierejestrowana” wykazała koszty, przychody, dochód i należny z tego tytułu podatek.
Najpierw w części C1 formularza PIT-36 wprowadziła koszty, jakie poniosła w związku z działalnością nieewidencjonowaną. Były to takie wydatki jak zakup surowców do produkcji wyrobów czy koszty zużytej energii. Wcześniej zadbała o to, aby na rachunkach zakupowych widniały jej dane, czyli imię i nazwisko.
Potem obliczyła dochód, czyli różnicę między przychodem a kosztami działalności. Warto nadmienić, że przychodem podatkowym są wyłącznie kwoty zapłacone przez klienta za towar bądź usługę.
Na koniec wyliczyła należny podatek na bazie uzyskanego dochodu oraz z uwzględnieniem kwoty wolnej od podatku, która w 2026 roku wynosi 30 000 zł. Wyliczyła go na zasadach ogólnych (skala podatkowa), gdzie jego stawka wynosi 12% w pierwszym progu, który dotyczy dochodu nieprzekraczającego 120 000 zł rocznie. W roku 2026 kwota zmniejszająca podatek wynosiłaby 3600 zł (30 000 zł × 12% = 3600 zł).

Tak więc podatek do zapłaty wyniósłby 12% uzyskanego dochodu minus 3600 zł.

Krok 4. Rejestracja działalności w CEIDG. Biuro rachunkowe z Łodzi informuje, kiedy należy założyć firmę

Kilka miesięcy później dziewczyna ponownie przekroczyła progi kancelarii księgowej. Tym razem na jej twarzy pojawiło się zakłopotanie. Gdy Amelia znalazła się w gabinecie księgowej, wyrzekła:

— Mam problem…

— Brak zleceń? — zapytała księgowa.

— Wręcz przeciwnie, jest ich tak wiele, że wczoraj przekroczyłam limit kwartalny działalności nierejestrowej. Zarobiłam 20 000 zł w kwartał…

Księgowa się zaśmiała i odparła:

— Gdyby wszyscy przedsiębiorcy mieli takie problemy… Nic tylko się cieszyć, że działalność się rozwija!

—— Ale przecież muszę zarejestrować firmę w CEIDG w ciągu siedmiu dni od przekroczenia limitu… Nie chcę tego robić. Po pierwsze — nie wiem, jak się za to zabrać, a po drugie — dojdą mi składki ZUS…

— Proszę się nie martwić! — odparła księgowa. — Z pomocą biura rachunkowego „Agnes” z Łodzi nie tylko założy pani swoją firmę w godzinkę bez konieczności odwiedzania urzędów, ale także skorzysta z ulgi na start, która znacznie obniża zobowiązania wobec ZUS-u.