Jak się przygotować na KSeF? Biuro rachunkowe „Agnes” z Łodzi wskazuje, co każdy przedsiębiorca powinien na ten temat wiedzieć
Gdy Antek wybrał biuro rachunkowe z Łodzi, był przekonany, że wszystko za niego ogarnie. Tymczasem w mediach pojawiły się informacje, że prezydent podpisał ustawę wdrażającą Krajowy System e-Faktur (KSeF). Jak zwykle chłopak machnął na to ręką, stwierdzając: „Księgowa się tym zajmie…”.
Oczywiście otrzymywał e-maile ze swojego biura rachunkowego z informacjami o KSeF-ie, ale jako młody przedsiębiorca nie miał czasu ich czytać. Były to artykuły i szkolenia, które miały mu pomóc wdrożyć KSeF w jego firmie. Co Antek na to? Jak zwykle: „Księgowa się tym zajmie…”.
W końcu chłopak doznał szoku, gdy pewnego dnia pojechał na stację paliw…
Wydarzyło się to 1 lutego 2026 roku. Wtedy kasjerka powiedziała, że nie wyda mu za zakup benzyny papierowej faktury, którą to jak zawsze chciał wziąć na potwierdzenie ponoszonych kosztów działalności.
Jak zareagował Antek? O tym będzie za chwilę. Najpierw odpowiedzmy na pytania przedsiębiorców dotyczące KSeF-u…
Czym jest KSeF? Biuro rachunkowe z Łodzi wyjaśnia, jakie zmiany przyniesie rządowy system
KSeF jest to po prostu Krajowy System e-Faktur, za pomocą którego wystawimy, prześlemy, otrzymamy i przechowamy ustandardyzowane faktury. Za sprawą tej cyfrowej platformy papierowe faktury odejdą do lamusa, a zastąpią je ustrukturyzowane faktury elektroniczne.
KSeF połączy sprzedających z kupującymi. Przykładowo jeśli będziemy chcieli wystawić i przesłać fakturę do KSeF-u, skorzystamy z oprogramowania sprzedażowego (pod warunkiem, że jego producent skonfiguruje go z KSeF-em). Z drugiej strony kupujący będzie musiał się zalogować do tego systemu, aby pobrać nasz dokument, który dla niego wystawimy. Gdy nastanie KSeF, nie będziemy musieli już przesyłać faktur w żaden inny sposób, jak tylko za pośrednictwem tej rządowej platformy.
Od kiedy będzie obowiązywał KSeF? Księgowa z Łodzi informuje o terminach
W zasadzie KSeF wejdzie w życie 1 lutego 2026 roku. Wtedy obejmie przedsiębiorców, którzy mieli łączną wartość sprzedaży brutto w 2024 roku na kwotę ponad 200 mln zł. Następne będą te podmioty, u których zliczona zostanie wartość sprzedaży brutto w danym miesiącu na sumę ponad 10 tys. zł: one muszą korzystać z tego systemu od 1 kwietnia 2026 roku, i nie będzie to primaaprilisowy żart. Kolejną grupą wdrożeniową stanowią ci przedsiębiorcy, którzy mają wartość sprzedaży brutto w danym miesiącu poniżej 10 tys. zł: oni będą musieli zacząć wystawiać faktury w tym systemie od 1 stycznia 2027 roku.
Oprócz tego warto wspomnieć, że chociaż my nie będziemy jeszcze mieli obowiązku korzystania z KSeF-u od 1 lutego 2026 roku, to wielcy gracze rynkowi — tacy jak stacje paliw — już od tej daty będą nam wystawiać faktury kosztowe za paliwo właśnie w tym systemie. Oznacza to, że aby je pobrać, będziemy musieli się zalogować do tej nowej platformy cyfrowej.
Jako jedyne faktury VAT RR, czyli te które dokumentują nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych, nie będą objęte obowiązkiem wystawiania ich w KSeF-ie. Jednak jak najbardziej będzie je można dobrowolnie wystawić w systemie od 1 kwietnia 2026 roku.
Czy korzystanie z systemu KSeF będzie bezpłatne? Biuro rachunkowe z Łodzi sugeruje co zrobić, by nie ponieść dużych kosztów z tym związanych
Przy niewielkiej skali działalności jak najbardziej będzie można za darmo wystawiać i przyjmować faktury. Tutaj z pomocą przychodzi Krajowa Administracja Skarbowa, która udostępnia bezpłatne programy do fakturowania bezpośrednio w systemie KSeF bądź za pomocą aplikacji KAS „e-mikrofirma”. Mamy tutaj na myśli obsługę „ręczną” przy niewielkiej liczbie faktur.
Gdy suma faktur wzrośnie do 10 czy 20 miesięcznie, wtedy samodzielne ich wystawianie przestanie być efektywne. W tym przypadku trzeba będzie zakupić odpowiednie oprogramowanie sprzedażowe skonfigurowane z KSeF-em, dzięki któremu wystawimy ustrukturyzowane faktury spełniające wymagania formalne. Będą one generowane i przesyłane do KSeF-u, jak również z niego odbierane. Na rynku funkcjonują oprogramowania komercyjne, które oferują darmowe przesyłanie faktur do kilkudziesięciu rocznie.
Jak uzyskać dostęp do KSeF-u? Biuro rachunkowe z Łodzi wskazuje, jak się zalogować do nowej platformy cyfrowej
Zacznijmy od tego, że każdy formalny przedsiębiorca ma już założone konto w KSeF-ie. I tak w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych dostęp do konta uzyskamy z marszu. Wystarczy, że zalogujemy się do tego systemu za pomocą profilu zaufanego bądź podpisu kwalifikowanego.
W przypadku spółek z o.o. (i innych spółek) sprawa jest nieco bardziej skomplikowana. Wówczas trzeba wyznaczyć konkretną osobę, która jako pierwsza otrzyma dostęp do KSeF-u. W tym celu składamy do odpowiedniego urzędu skarbowego formularz ZAW-FA, w którym podajemy imię, nazwisko i PESEL delegowanego pracownika. Ta osoba nie tylko będzie mogła samodzielnie się logować, ale również nadawać uprawnienia innym pracownikom firmy czy biura księgowego, które nas obsługuje.
Do czego służą tokeny w KSeF-ie? Księgowa z Łodzi powiadamia, od kiedy będą funkcjonowały certyfikaty
Zacznijmy od tokenów. Otóż są one niczym innym jak elektronicznymi kluczami generowanymi w KSeF-ie, dzięki którym skonfigurujemy nasze oprogramowanie do fakturowania z nowym systemem krajowym. Tym samym nasze faktury wygenerowane w oprogramowaniu komercyjnym będą automatycznie przesyłane do KSeF-u, bez konieczności każdorazowego logowania się na omawianej platformie za pomocą profilu zaufanego bądź podpisu kwalifikowanego.
Teraz przejdźmy do certyfikatów. Otóż od 1 lutego zaczną obowiązywać — obok tokenów — także certyfikaty, które zapewnią wyższy poziom uwierzytelnienia i autoryzacji połączenia z cyfrową platformą niż te pierwsze. Z czasem, z racji swojej funkcjonalności, zastąpią one tokeny.
Czy biuro rachunkowe z Łodzi zajmie się za nas wdrożeniem KSeF-u? Księgowa tłumaczy, na czym polega jej praca dla przedsiębiorcy
Niestety, ale nie możemy na to liczyć. Ten obowiązek ciąży na nas, a nie na księgowych. Wynika to z faktu, że kancelaria prowadzi ewidencję faktur i dokumentów dostarczonych przez przedsiębiorcę dotyczących sprzedaży i zakupów. Natomiast nie zajmuje się wystawianiem faktur za niego, sprzedażą towarów czy usług i tym podobnymi. W związku z tym, że biuro nie uczestniczy w procesach sprzedażowych i zakupowych firmy, a tylko rejestruje faktury, toteż nie jest w stanie przeprowadzić toku wdrożeniowego. Co najwyżej może udzielić nam wsparcia merytorycznego, aby cały ten proces przebiegał jak należy.
Podsumowanie. Biuro rachunkowe z Łodzi wyjaśnia, co każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć o KSeF-ie
Chcąc odpowiedzieć na powyższe pytanie, powróćmy do historii z pierwszego akapitu. Otóż w biurze księgowym odezwał się telefon. Kobieta sięgnęła po słuchawkę.
— Księgowa, słucham?
— Dzień dobry, z tej strony Antek… Mam wielki problem…
— Na czym polega pana problem?
— Jestem na stacji paliw i nie chcą mi wydać faktury za paliwo, którą chciałem wziąć w koszty działalności… Co mam zrobić?
— Panie Antonii, czy czytał pan ode mnie maile?
— Nie…
— Dlaczego pan ode mnie nie odbierał telefonu?
— Byłem bardzo zajęty i myślałem, że pani ogarnie cały ten KSeF…
— Chciałam pana do tego przygotować, ale pan mi to uniemożliwił…
— Przepraszam… To co teraz z tą fakturą za benzynę?
— Nie muszą jej panu wydać.
— Dlaczego? Przecież jest 1 luty, a mój KSeF zaczyna się od 1 kwietnia…
— Tak, to prawda. Dla faktur wystawianych przez pana zaczyna się od kwietnia, ale dla nich już teraz. Chociaż nie musi pan jeszcze wystawiać faktur sprzedażowych, to jeśli kupuje pan od dużego podmiotu, którego obowiązuje już KSeF, to ten podmiot prześle fakturę do KSeF-u, skąd musi ją pan samodzielnie pobrać... I tym razem ma pan szczęście, bo nasze biuro rachunkowe „Agnes” z Łodzi chętnie za pana pobierze te faktury z KSeF-u, oczywiście jeśli nas pan do tego upoważni…
