Jak wystawić fakturę w KSeF-ie? Biuro rachunkowe z Łodzi wyjaśnia, jak to zrobić za pomocą darmowych narzędzi rządowych

W biurze rachunkowym z Łodzi jak zwykle praca szła pełną parą. Wtem odezwał się telefon…

— Księgowa, słucham?

— Pani kochana, tragedia się stała!

— Niech zgadnę, KSeF?

Cisza w słuchawce.

— Krajowy System e-Faktur? — powtórzyła.

— No tak — wyjąkał — ale skąd Pani wie, że w tej sprawie dzwonię?

Księgowa się zaśmiała i rzekła:

— Bo to jest gorący temat i dzisiaj telefony są tylko w tej sprawie… Czy przeczytał Pan maile, które wysyłałam w związku z wdrożeniem tego systemu?

— Nie czytałem, bo byłem na Majorce… Wie Pani: plaża, palmy, leżak i cola        z lodem w szklance ze słomką…

— Dobrze… W takim razie zapraszam Pana jutro do mnie…

Gdy przedsiębiorca zjawił się w kancelarii, księgowa wyjaśniła mu, jak  bezpłatnie fakturować w rządowych programach i aplikacji.

 

Jak krok po kroku za darmo wystawić fakturę w KSeF-ie?

 

Po pierwsze musimy się upewnić, że posiadamy do tego uprawnienia. Jeśli prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą, mamy je z automatu.  W przypadku gdy działamy z ramienia spółki, to ona musi nam je nadać.

Po drugie jeśli nie chcemy skorzystać z programów płatnych do wystawiania faktur w KSeF-ie, to  możemy wybrać jeden z trzech darmowych, które oferuje rząd. I tak oddane do użytku są: Aplikacja Podatnika KSeF (oprogramowanie webowe czyli takie, którego nie trzeba instalować na urządzeniu, ale działa w przeglądarce internetowej), Aplikacja Mobilna KSeF (aplikacja na telefon z systemem Android lub iOS) i e-mikrofirma (aplikacja webowa).

Po trzecie musimy się zalogować do wybranej aplikacji oraz poprawnie wypełnić dane faktury. Logowania dokonujemy za pomocą wybranej metody: podpisem kwalifikowanym, certyfikatem KSeF czy profilem zaufanym. Pamiętajmy, że powinny się w niej znaleźć wszystkie obowiązkowe dane, takie jak informacje    o stronach transakcji, kwoty i stawki podatku. Możemy także zawrzeć wpisy dodatkowe, takie jak termin płatności faktury.

Po czwarte musimy przesłać przygotowany plik faktury bądź paczkę faktur do KSeF-u. Jeśli jesteśmy osobą uprawnioną oraz wszystkie wymagane pozycje wypełniliśmy, wtedy dokumenty zostaną przyjęte do systemu.

Po piąte upewnijmy się, że faktura uzyskała numer KSeF oraz UPO. Jeśli tak, status wysyłki zmieni się na „200” i będziemy mogli pobrać UPO, w którym będzie zawarty numer KSeF.

 

Jak wystawić fakturę w Aplikacji Podatnika KSeF? Wyjaśniamy jak krok po kroku fakturować w aplikacji

 

Po pierwsze zalogujmy się do tego systemu. I tak z lewej strony będzie przycisk z napisem „Faktury”. Gdy go klikniemy, pojawi się opcja „Wprowadź fakturę”. Po jej zaznaczeniu pokaże się siedem formatek do wystawiania faktur. Przyciskamy „Podstawową”. Dalej wybieramy rodzaj formularza: „Skrócony” (ukrywa niektóre opcjonalne elementy faktury) bądź „Rozszerzony”. Następnie do wyboru mamy fakturę „Rozliczeniową” bądź „Korygującą”: klikamy pierwszą opcję. Wystawiamy ją jako „Sprzedawca”, a nie jako „Nabywca w trybie samofakturowania”.

Po drugie wypełniamy szczegóły faktury podstawowej. I tak wpisujemy kolejny numer dokumentu, datę wystawienia (możemy wskazać miejsce wystawienia), datę lub okres (którego dotyczy faktura), określamy ceny (netto bądź brutto), walutę. Natomiast w sekcji danych sprzedawcy zaznaczamy kod naszego kraju   z listy oraz nasz adres. W sekcji danych nabywcy musimy podać jego NIP oraz imię, nazwisko bądź nazwę. Oprócz tego możemy wypełnić cały szereg dodatkowych opcji w fakturze.

Po trzecie przesyłamy fakturę do KSeF-u. W tym celu przyciskamy „Wystaw fakturę”. Klikając w „Odśwież status przetworzenia”, zostaniemy poinformowani o pomyślnym zakończeniu wysyłki oraz zostanie wyświetlony numer KSeF przesłanej faktury, który możemy skopiować.

 

 Jak wystosować fakturę w Aplikacji Mobilnej KSeF?

 

Zacznijmy od tego, że w tym programie możemy wystawić fakturę podstawową bądź jej korektę. Jednak przed sporządzeniem pierwszego dokumentu musimy uzupełnić wszystkie dane profilu.

Fakturę wystawimy, klikając górny kafelek z napisem „Wystaw fakturę” bądź   dolny przycisk z opisem „Wystaw”.

Następnie musimy uzupełnić obowiązkowe pola, które są opatrzone gwiazdką, oraz możemy oznaczyć pola nieobowiązkowe. I tak wprowadzamy kolejny numer faktury, datę wystawienia, miejsce wystawienia, datę dostawy bądź wykonania usługi oraz określamy ceny.

Do wypełnienia są dwie obowiązkowe sekcje: „Pozycje” i „Nabywca”, a także dodatkowe: „Adnotacje”, „Płatności i rachunki bankowe” oraz „Podmioty inne”.

W sekcji „Pozycje” wpisujemy szczegóły, takie jak nazwę usługi bądź towaru, jego ilość, miarę czy cenę.

W sekcji „Nabywca” uzupełniamy dane kontrahenta, takie jak jego NIP. Możemy to zrobić zarówno ręcznie, jak i wybrać z listy nabywców czy dodać z kodu QR.

W sekcji „Adnotacje” oznaczamy informacje, które mają zastosowanie dla naszej transakcji.

W sekcji „Płatności i rachunki bankowe” możemy przykładowo dodać numer konta z listy czy określić termin płatności.

W sekcji „Podmioty inne” mamy możliwość dodać kolejnego nabywcę na fakturze, określając jego udział procentowy.

Gdy uzupełnimy właściwe sekcje danymi klikamy niebieski kafelek z napisem „Wystaw fakturę”, który znajduje się pod nazwami poszczególnych sekcji.

 

Jak sporządzić fakturę w aplikacji e-mikrofirma powiązanej z KSeF-em?

 

Ten program jest skierowany do osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Umożliwia wystawianie faktur sprzedażowych i korygujących oraz pobieranie faktur zakupowych.

Dostępny jest po zalogowaniu się w serwisie e-Urząd Skarbowy. 

I tak po wejściu do systemu zakładka „e-mikrofirma” będzie na bocznym pasku  z prawej strony.

Jeśli nie mamy jeszcze konta w tej aplikacji, musimy się najpierw zarejestrować. Gdy się zalogujemy na swoje konto (lub zarejestrujemy nowe konto) wyświetli się komunikat o możliwości powiązania e-mikrofirmy z KSeF-em. Aby to się stało faktem, musimy kliknąć opcję „Powiąż z KSeF-em”, a następnie potwierdzić tożsamość profilem zaufanym.

Tego powiązania możemy dokonać także manualnie. Wystarczy, że klikniemy zakładkę „Nowy dokument” znajdującą się w kolumnie z lewej strony, a następnie wybierzemy „Nowa e-Faktura sprzedaży (KSeF)”.

Klikając w te dwa przyciski kolejno, wystawimy nową fakturę. Po zaznaczeniu  tego drugiego pojawią się na ekranie pola do uzupełnienia, takie jak: dane faktury, kontrahenta, pozycje faktury czy dane dotyczące płatności. Pokaże się także możliwość wyboru nieobowiązkowych opcji.

Przed wystawieniem faktury możemy sprawdzić poprawność naniesionych danych, wybierając opcję: „Pokaż PDF”, znajdującą się u dołu. Jeśli będzie OK, klikamy przycisk obok: „Wystaw fakturę”.

 

Podsumowanie. Biuro rachunkowe z Łodzi doradza, jak za darmo fakturować w KSeF-ie

 

Chcąc odpowiedzieć na powyższe pytanie, powróćmy do historii z pierwszego akapitu. Gdy przedsiębiorca obawiał się KSeF-u, skontaktował się telefonicznie ze swoją księgową. Ta zaprosiła go do swego biura, gdzie wyjaśniła, jak wystawiać faktury w darmowych aplikacjach rządowych.

Wszystko na tyle jasno wyłożyła, że przedsiębiorca zdecydował się na jeden z bezpłatnych programów. Wybór padł na e-mikrofirmę. Najpierw zalogował się do serwisu e-Urząd Skarbowy, a następnie skonfigurował aplikację e-mikrofirma z KSeF-em. Wkrótce za pośrednictwem tego narzędzia wystawił swoją pierwszą fakturę i w duchu cieszył się niezmiernie, że z pomocą biura rachunkowego „Agnes” z Łodzi ogarnął cały ten KSeF…